KỸ THUẬT CHỮA SỔ KẾ TOÁN

1, Kỹ thuật  chữa sổ kế toán ghi bằng tay.

Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót thì không được tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong ba phương pháp sau:

- Phương pháp cải chính

Ghi cải chính bằng cách gạch một đường thẳng vào chỗ sai và ghi số hoặc chữ đúng ở phía trên và phải có chữ kỹ của kế toán trưởng ở bên cạnh.

- Phương pháp ghi số âm

Ghi số âm bằng cách ghi lại số sai bằng mực đỏ hoặc ghi lại số sai trong dấu ngoặc đơn, khi dung phương pháp ghi số âm để đính chính chỗ sai thì phải lập một “Chứng từ ghi sổ đính chính” do kế toán trưởng (hoặc người phụ trách kế toán) ký xác nhận.

+ Trường hợp ghi số tiền lớn hơn:

Ví dụ: DN mua hang hóa nhập kho bằng tiền mặt: 96.000đ

Kế toán ghi sai:

Nợ TK 1561: 99.000đ

          Có TK 1111: 99.000đ

Bút toán sửa sai:

Nợ TK 1561: (3.000đ)

          Có TK 1111: (3.000đ)

+ Trường hợp ghi trùng nghiệp vụ hai lần:

VD: Theo ví dụ trên nhưng kế toán đã ghi:

Nợ TK 1561: 96.000đ

           Có TK 1111: 96.000đ

Sau đó kế toán lại ghi trùng lần nữa:

Nợ TK 1561: 96.000đ

           Có TK 1111: 96.000đ

Kế toán sửa sai bằng cách xóa đi một bút toán:

Nợ TK 1561: (96.000đ)

          Có TK 1111: (96.000đ)

+ Trường hợp định khoản sai:

VD: Theo ví dụ trên nhưng kế toán đã ghi

Nợ TK 1561: 96.000đ

         Có TK 1121: 96.000

Kế toán sửa như sau:

Nợ TK 1561: (96.000đ)

         Có 1121: (96.000đ)

Và ghi lại bút toán đúng:

Nợ TK 1561: 96.000

          Có TK 1111: 96.000đ

- Phương pháp ghi bổ sung

Ghi bổ sung bằng cách lập “chứng từ ghi sổ bổ sung” và ghi thêm số chênh lệch thiếu cho đủ.

VD: Theo ví dụ trên nhưng kế toán đã ghi sai:

Nợ TK 1561: 69.000đ

            Có TK 1111: 69.000đ

Bút toán ghi bổ sung:

Nợ TK 1561: 27.000đ

           Có TK 1111: 27.000đ

2. Kỹ thuật chữa sổ kế toán trong trường hợp ghi sổ bằng máy vi tính

Trường hợp phát hiện sai sót trước khi lập báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó trên máy vi tính;

Trường hợp phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót trên máy vi tính và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót;

Sửa chữa sổ kế toán trong trường hợp ghi sổ bằng máy vi tính được thực hiện theo phương pháp ghi số âm hoặc ghi bổ sung nêu trên.

3. Lưu ý khi sửa chữa sổ kế toán

- Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót trước khi lập báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đó;

- Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót trước khi báo cáo tài chính năm được duyệt hoặc khi công việc thanh tra, kiểm tra, kiểm toán kết thúc và đã có ý kiến kết luận chính thức, nếu có quyết định phải sửa chữa lại số liệu trên báo cáo tài chính liên quan đến số liệu đã ghi sổ kế toán đơn vị phải sửa chữa lại sổ kế toán và số dư của những tài khoản liên quan theo phương pháp quy định. Việc sửa chữa được thực hiện trực tiếp trên sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót, đồng thời phải ghi chú vào trang cuối (dòng cuối) của sổ kế toán năm trước có sai sót ( nếu phát hiện sai sót báo cáo tài chính đã nộp cho cơ quan có thẩm quyền) để tiện đối chiếu, kiểm tra;

- Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót trọng yếu trong các năm trước thì kế toán hải điều chỉnh hồi tố số dư đầu năm trên sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết theo quy định tại chuẩn mực kế toán số 29 “Thay đổi chính sách kế toán, ước tính kế toán và các sai sót”.

Ví dụ: Năm 2012, kế toán Công ty A phát hiện lô hang hóa đã bán và ghi nhận doanh thu năm 2011 nhưng chưa hạch toán xuất kho để bán trong năm đó với giá trị hàng hóa ghi sổ là 250.000.000đ. Biết thuế suất thuế TNDN là 25% và số dư trên sổ kế toán chưa điều chỉnh sai sót của một số tài khoản tạị thời điểm 31/12/2011 như sau:

Đơn vị tính: đồng

Chỉ tiêu trên Bảng cân đối kế toán trước điều chỉnh 31/12/2011

-          TK 156                                    4.400.000.000

-          TK 333                                       290.000.000

-          TK 421                                                   420.000.000
Sai sót này dẫn đến tại thời điểm 31/12/2011 số dư các tài khoản phải được điều chỉnh giảm như sau:

+ Số dư Nợ TK 156 giảm: 250.000.000đ (do đã xuất hang nhưng đơn vị chưa hạch toán giảm hang hóa tồn kho 250.000.000)

+ Số dư Có TK 333 giảm: 62.500.000đ (250.000.000 x25%)

+ Số dư Có TK 421 giảm: 187.500.000đ (250.000.000 -62.500.000)

Sauk hi điều chỉnh sai sót số dư trên sổ kế toán các tài khoản lien quan tại thời điểm 31/12/2011 như sau:

ĐVT: đồng

Chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán sau điều chỉnh 31/12/2011

-          TK 156                        4.150.000.000 (4.150.000.000 = 4.400.000.000 – 250.000.000)

-          TK 333                           227.500.000 (227.500.000 = 290.000.000 – 62.500.000)

-          TK 421                          232.500.000 (232.500.000 = 420.000.000 – 187.500.000)

Phản hồi của bạn